Om meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead schrijft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voor om vanaf 2017 een apart overzicht op te nemen van de overhead. Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Te denken valt aan kosten m.b.t. personeel en organisatie, financiën, huisvesting en bestuursondersteuning. Deze kosten mogen niet meer worden toegerekend aan de directe taakvelden/programma’s. De overhead wordt vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld Overhead. Hierna wordt inzicht gegeven in het totaal van de overhead opgenomen in de begroting 2022.
Specificatie van de overhead
De kosten van overhead kunnen als volgt gespecificeerd worden (x € 1.000):
Rekening 2020 | Begroting inclusief wijzigingen 2021 | Begroting 2022 | |
Huisvesting | 724 | 712 | 741 |
Informatievoorziening en automatisering | 1.639 | 1.516 | 1.803 |
Personeel | 6.572 | 6.537 | 6.767 |
P&O/HRM | 694 | 985 | 848 |
Facilitaire zaken | 517 | 475 | 492 |
Juridische zaken | 78 | 91 | 91 |
Overige | 337 | 324 | 334 |
Subtotaal | 10.561 | 10.640 | 11.076 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | -/- 675 | -/- 769 | -/- 731 |
Totaal | 9.886 | 9.871 | 10.345 |
Huisvesting
Betreft de kosten voor ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen organisatie. Dit betreft dus voornamelijk het gemeentehuis in Vlijmen, het gemeentehuis in Drunen en een deel van de werf waar kantoorruimte in gevestigd is. Kosten bevatten onder andere energiekosten, onderhoud en schoonmaak. Daarnaast is een deel van de kosten van de buitendienst verantwoord onder huisvesting aangezien dit betrekking heeft op het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in gebruik voor de eigen organisatie.
Informatievoorziening en automatisering
Betreft de kosten voor aanschaf, onderhoud en licenties van hard- en software, systeem- en netwerkbeheer, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers voor zover niet toe te rekenen aan het primaire proces. Hiervoor zijn alle applicaties doorgenomen en waar mogelijk toegerekend aan het primaire proces. Het restant is verantwoord onder de overhead. Dit geldt ook wanneer een contract betrekking heeft op meerdere applicaties ten behoeve van het primaire proces.
Personeel
Betreft de loonkosten van personeel voor zover deze niet actief zijn in het primaire proces. De verdeling wordt gemaakt op basis van de urenramingen. Hierbij worden de uren besteed aan onder andere financiën, communicatie, juridische zaken, P&O, ICT en bestuursondersteuning onder de overhead verantwoord. Overeenkomstig de voorschriften van het BBV zijn hierbij ook de volledige loonkosten van directie en management opgenomen.
P&O/HRM
Dit betreft de kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer. Hierbij valt te denken aan opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, werving en selectie, loopbaan- en mobiliteitsadviezen, arbo beleid en het voeren van de salarisadministratie.
Facilitaire zaken
Betreft de kosten voor verzekeringen, abonnementen en telefoonkosten.
Juridische zaken
Betreft de externe kosten gerelateerd aan juridische zaken waaronder juridische advieskosten, kosten met betrekking tot BIBOB, bezwarencommissie en leges en griffie kosten.
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten
Er is een uitzondering gemaakt voor grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. De overhead mag wel nog worden toegerekend aan deze activiteiten door dit als negatieve last in de overhead mee te nemen. Het saldo dat gepresenteerd wordt onder de overhead is daarom een netto bedrag.
De toerekening heeft plaatsgevonden op basis van het aantal uren dat geraamd is ten laste van de grondexploitaties en kredieten. Voor deze uren is een opslag voor de overhead berekend en verwerkt in de begroting. De opslag is berekend door de totale (bruto)overhead te delen door het aantal uren dat geraamd wordt ten laste van het primaire proces, inclusief kredieten.
Toelichting begroting 2022 ten opzichte van begroting 2021 na wijziging
Voornaamste verschillen (negatief bedrag is een nadeel)
| |
|---|---|
Huisvesting | |
Vanwege hogere tarieven voor groene stroom vallen de energiekosten in 2022 hoger uit. Dit wordt deels gecompenseerd vanuit het taakveld beheer gemeentelijke eigendommen, waar het budget voor inkoop van groene stroom is afgeraamd. | -25.000 |
Informatievoorziening en automatisering | |
In 2022 is een budget opgenomen voor Saas software. Dit betreft software in de vorm van een abonnement, waarbij wordt ingelogd bij de leverancier. De gemeente krijgt de software echter niet in ‘bezit’. Om die reden mag deze software en de implementatiekosten daarvan niet worden geactiveerd (conform commissie BBV, notitie MVA, januari 2020) . Hier tegenover staan lagere kapitaallasten vanaf 2023, voor de komende 7 jaar. | -120.000 |
In 2022 is een budget opgenomen voor digitalisering van bouwdossiers bij het streekarchief. Dekking vindt plaats uit de algemene reserve. | -124.000 |
Het budget voor ICT contracten valt in 2022 hoger uit. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door indexering van bestaande contracten en anderzijds door de aanschaf van een inkoopapplicatie. | -49.000 |
Personeel | |
Door het jaar heen worden er vanuit het centrale flexbudget diverse inhuurbudgetten beschikbaar gesteld. De inhuurbudgetten worden geraamd op het taakveld waarvoor inhuur wordt gepleegd. Hierdoor vindt er een verschuiving plaats tussen overhead en diverse taakvelden. | -230.000 |
P&O/HRM | |
De raming van overwerkvergoedingen is opgenomen in het centrale flexbudget. Aan het begin van het jaar wordt gekeken hoeveel de totale overwerkvergoeding was van het jaar daarvoor. Dit bedrag wordt dan uit het centrale flexbudget gehaald en op een apart budget onder ‘P&O/HRM’ geraamd. | 50.000 |
De ontvangsten met betrekking tot diverse uitkering zoals ziektewet en zwangerschapsgelden zijn in 2021 hoger. | -42.000 |
In 2021 is er een budget beschikbaar voor de implementatie van het personeels- en salarisadministratie systeem. | 112.000 |
Het budget van de Wet Banenafspraak is volledig ingezet en meegenomen in het totaal van de salariskosten. | 15.000 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | |
Er zijn minder uren geraamd op bouwgrond en kredieten, hierdoor ontstaat op overhead een nadeel. De overhead mag namelijk worden doorgerekend naar grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. Op het moment dat er minder uren hiervoor worden gemaakt dan veroorzaakt dit een nadeel in de exploitatie. | -37.000 |
Diverse kleine verschillen | -24.000 |
Saldo nadelig verschil | -474.000 |
Dekking van de overhead
In de begroting is alleen overhead toegerekend aan de grondexploitaties en kredieten. De overhead zal verder vanuit de algemene dekkingsmiddelen gedekt moeten worden. Uitzondering hierop zijn de activiteiten waarvoor kostendekkende tarieven gerekend mogen worden zoals afval en riolering. Aangezien in de programma’s alleen de kosten worden opgenomen van het primaire proces is het niet mogelijk om de tarieven die berekend mogen worden hieruit te halen. De overhead mag aan deze activiteiten extracomptabel worden toegerekend.
Aangezien de toerekening aan de tarieven extracomptabel gebeurd, is deze niet af te leiden uit de begroting. In de paragraaf lokale heffingen is daarom toegelicht welk aandeel van de overhead wordt toegerekend aan deze activiteiten. De hoofdregel voor toerekening is dat deze plaats vindt op basis van het aandeel van de betreffende lasten in de totale lasten.